Victoria Benelux | Interne communicatie

Commissies Victoria Benelux

Referentiegids — uitbetaling van commissies

Algemene principes
01

Een bestelling = demo + alle gekoppelde DESO's

Elke bestelling bestaat uit een hoofddemo en, indien van toepassing, alle gekoppelde e-shopbestellingen (DESO). Het geheel vormt één volledige bestelling.

02

Commissie uitbetaald op volledig betaalde bestelling

Er wordt geen commissie berekend zolang de bestelling niet volledig is betaald — hoofddemo en alle gekoppelde DESO's.

Geen betaling = geen commissie
03

Twee statussen van een bestelling, twee stromen

Gefactureerd : opgenomen in een commissieafrekening van einde maand → gefactureerde stroom.

Niet-gefactureerd : op te nemen in de volgende maandelijkse afrekening → voorschotstroom.

Voorschot Gefactureerd
💳

Trigger — commissie gedelegeerde (DEL)

Volledige betaling van de bestelling (hoofddemo + alle gekoppelde DESO's). Zodra de betaling ontvangen is, wordt de commissie opgenomen in de eerstvolgende bijbehorende stroom.

📋

Trigger — commissies COACH · GV · SV

Twee cumulatieve voorwaarden : volledige betaling van de bestelling + maandelijkse afsluiting van de maand van de demo. Deze commissies worden uitsluitend berekend op gefactureerde bestellingen.

De twee commissiestromen
FLUX 1

Voorschot op commissies — niet-gefactureerde bestellingen

Begunstigden Gedelegeerden (DEL) uitsluitend
Op welke bestellingen ? Bestellingen van de lopende maand, nog niet opgenomen in een maandelijkse afrekening
Timing Elke donderdag (weken 1-2-3-4)
Betalingsreferentie AVANCE-xxx
💡 Dit is een voorschot : deze bestellingen worden opgenomen in de maandelijkse commissieafrekening, die als basis dient voor de gefactureerde stroom.
FLUX 2

Commissies op gefactureerde bestellingen

Begunstigden DEL · COACH · GV · SV
Op welke bestellingen ? Bestellingen opgenomen in de commissieafrekening(en) van de vorige maand(en)
Timing Eerste betaling bij de maandelijkse afsluiting + tweede betaling in de loop van de maand (weken 1-3)
Betalingsreferenties DELNA-ENTxxx CDGNA-ENTxxx RSNA-ENTxxx
💡 Commissiesaldo's op bestellingen betaald na de afsluiting worden meegenomen in elke volgende betaling op gefactureerde verkopen.
Diagnose — mijn commissie is niet ontvangen
Mijn commissie is niet ontvangen Heeft u al commissies van Victoria ontvangen op dit rekeningnummer ? NEEN Rekeningnummer controleren Bij Victoria geregistreerd rekeningnummer correct ? Overschrijving ontvangen op een andere rekening ? ⛔ JA Heeft u uw betaling aan Victoria gedaan minstens 48u vóór de uitbetaling van de commissies ? NEEN In afwachting Opgenomen in de volgende betalingsstroom. ⏳ JA Bevat de bestelling gekoppelde DESO's ? (secundaire bestellingen gekoppeld aan de hoofdbestelling) JA NEEN Geen DESO → doorgaan naar de hoofddemo Zijn mijn gekoppelde DESO's volledig betaald (groen logo in het intranet) ? NEEN Onvolledige bestelling Hoofddemo + alle DESO's DESO doivent être intégralement betaald → geen commissie ⛔ JA Is mijn hoofddemo volledig betaald (groen logo in het intranet) ? JA NEEN Logo grijs Logo oranje ⚠ Handmatige betaling ingevoerd ? Risico op bedragsfout. Gegroepeerde betaling ? DESO al betaald per vergissing inbegrepen ? Onderbetaling Betaald bedrag lager dan het totaal van de bestelling → Openstaand saldo betalen Overbetaling Betaald bedrag hoger dan het totaal (bv. : DESO al per vergissing inbegrepen) → GV/SV informeren + rectificatie Victoria → Na correctie : logo's opnieuw controleren terug verificatie ✓ Alles is groen in het intranet Dateert de bestelling van de lopende maand ? Maand van de hoofddemo = huidige maand JA Stroom VOORSCHOT Commissie opgenomen elke donderdag in de wekelijkse voorschotbetaling De bestelling is nog niet opgenomen in een afrekening AVANCE-xxx NEEN Stroom GEFACTUREERD Bestelling in een maandelijkse afrekening 1e betaling : maandelijkse afsluiting 2e betaling : in de loop van de maand (wk. 1-3) DELNA / CDGNA / RSNA-ENTxxx Als alles in orde is op het vlak van betaling, inning en verwerkingstermijn, maar de commissie toch niet uitbetaald wordt Contact opnemen met GV / SV → informatie in cascade doorgeven aan Victoria Verificatievraag Blokkerend eindpunt ⛔ — actie vereist Sortie en attente ⏳ Flux avance Gefactureerde stroom Chemin OUI NEEN einddpunt Bypass (stap overslaan) Bevestigd positief pad
Beschikbare documenten
📄
Commissieafrekening
PDF — beschikbaar
Alle bestellingen van de maand die recht geven op een commissie.
☐ Niet aangevinkt = bestelling nog niet betaald → commissie te ontvangen.
Inclusief bestellingen al betaald via voorschot.
📄
Betalingsafrekening
PDF — nieuw
NEW
Detail per type van de effectief uitbetaalde commissies en verstrekte voorschotten.
Laat toe elke ontvangen overboeking te koppelen aan de bijbehorende bestellingen.
📊
Excel-opvolgingsbestand
Per SV en per GV — nieuw
NEW
Geconsolideerd overzicht per SV en per GV, met voor elke regel :
bestelling · commissie · factureringsperiode · betalingspartij
Inclusief nog niet betaalde bestellingen en te ontvangen commissies.
🔌
Elektronische facturatie via Peppol
In aanpassing
PENDING
De elektronische facturatie wordt aangepast zodat iedereen zijn factuur kan ontvangen via Peppol, volgens twee opties :
Op basis van de commissieafrekening — alle bestellingen, inclusief die nog niet betaald zijn. Op basis van de betalingsafrekening — uitsluitend de effectieve betalingen.
Memo — Veelvoorkomende blokkerende situaties
Geval 1

Onbetaalde DESO's — commissie geblokkeerd

Geval 2

DESO gekoppeld aan een toekomstige of geannuleerde demo

Een klante heeft voor de demo besteld — waarom ontvang ik mijn commissie niet ?

Een klante kan een e-shopbestelling plaatsen vóór de demo plaatsvindt. Deze bestelling wordt automatisch gekoppeld aan de geplande demo (DESO). Zelfs als de klante onmiddellijk betaalt, blijft de commissie geblokkeerd totdat de demo volledig betaald is.

Wat gebeurt er als de demo uiteindelijk niet plaatsvindt ?
De DESO wordt automatisch omgezet naar een autonome ESO uiterlijk 60 dagen na de oorspronkelijk geplande demodatum. De commissie wordt dan bij de volgende berekening vrijgegeven.

U kunt ook zelf handelen zonder te wachten (zie Geval 3).

De automatische omzetting vindt uiterlijk op D+60 plaats. Als u niet wilt wachten, kunt u op elk moment de ontkoppeling aanvragen (Geval 3).
Geval 3

Vrijwillige ontkoppeling van een DESO

Geval 4

Betalingsfouten — onder- of overbetaling

Ik heb betaald, maar mijn commissie wordt nog steeds niet berekend — waarom ?

Veelvoorkomende oorzaak : een bedragsfout bij een handmatige betaling. Als het bedrag dat u in uw bankapplicatie heeft ingevoerd (zelfs licht) verschilt van het exacte verschuldigde bedrag, detecteert het systeem een verschil en kan het de betaling niet voor 100 % valideren.

Hoe dit probleem vermijden ? Gebruik altijd :

1. De applicatie MyVictoria — de mededeling is automatisch, geen handmatige invoer

2. De QR-code gegenereerd in het intranet — zelfde principe, zelfde veiligheid

Onderbetaling — wat te doen ?
Het $-symbool blijft grijs. Zoek de betrokken facturen op in het intranet en betaal alleen het ontbrekende saldo — apart of samen met andere facturen.

Overbetaling — wat te doen ?
De boekhouding regelt dit handmatig. Een lijn « betalingsverschil in uw voordeel » verschijnt in uw rekeningoverzicht.

MyVictoria of QR-code = geen fouten mogelijk. Vermijd het handmatig ingeven van het bedrag in uw bankapplicatie.
Timing

Verwerkingstijden — geen fout, een kwestie van timing

Herinnering einde maand

Denk eraan zoveel mogelijk demo's af te sluiten vóór de maandelijkse afsluiting ! Waarom ? Uw COACH, GV en SV ontvangen ook commissies op uw verkopen — maar hun berekening is maandelijks (afsluiting) en niet wekelijks. Hoe vroeger uw demo's zijn afgerekend vóór de afsluiting, hoe sneller zij gecommissioneerd worden.