Victoria Benelux | Communication interne

Commissions Victoria Benelux

Guide de référence — paiement des commissions

Principes généraux
01

Une commande = démo + toutes ses DESO

Chaque commande est constituée d'une démo principale et, si applicable, de toutes les commandes eshop liées (DESO). L'ensemble forme une seule commande complète.

02

Commission versée sur commande complète payée

Aucune commission n'est calculée tant que la commande n'est pas intégralement réglée — démo principale et toutes les DESO liées.

Pas de paiement = pas de commission
03

Deux statuts de commande, deux flux

Facturée : intégrée dans un relevé de commissions de fin de mois → flux facturé.

Non facturée : à intégrer dans le prochain relevé de fin de mois → flux avance.

Avance Facturé
💳

Déclencheur — commission déléguée (DEL)

Paiement intégral de la commande complète (démo principale + toutes les DESO liées). Dès réception du paiement, la commission est intégrée dans le prochain flux correspondant.

📋

Déclencheur — commissions COACH · CDG · RS

Deux conditions cumulatives : paiement intégral de la commande complète + clôture mensuelle du mois de la démo. Ces commissions sont calculées uniquement sur les commandes facturées.

Les deux flux de commissions
FLUX 1

Avance sur commissions — commandes non facturées

Bénéficiaires Déléguées (DEL) uniquement
Sur quelles commandes ? Commandes du mois en cours, non encore intégrées dans un relevé de fin de mois
Timing Chaque jeudi (semaines 1-2-3-4)
Référence virement AVANCE-xxx
💡 Il s'agit d'une avance : ces commandes seront reprises dans le relevé de commissions de fin de mois, qui servira de base au flux facturé.
FLUX 2

Commissions sur commandes facturées

Bénéficiaires DEL · COACH · CDG · RS
Sur quelles commandes ? Commandes intégrées dans le(s) relevé(s) de commissions du/des mois précédent(s)
Timing Premier paiement lors de la clôture mensuelle + second paiement en cours de mois (semaines 1-3)
Références virement DELNA-ENTxxx CDGNA-ENTxxx RSNA-ENTxxx
💡 Les soldes de commissions sur commandes payées après la clôture sont intégrés dans chaque paiement suivant sur ventes facturées.
Diagnostic — ma commission n'a pas été reçue
Ma commission n'a pas été reçue Avez-vous déjà reçu des commissions Victoria sur ce numéro de compte ? NON Vérifier le compte bancaire N° enregistré chez Victoria correct ? Virement reçu sur un autre compte ? ⛔ OUI Mon paiement vers Victoria a-t-il été fait au moins 48h avant le paiement des commissions ? Délai : mise au paiement potentielle au plus tôt = J+1 après encaissement de la commande NON En attente Intégré dans le prochain flux correspondant ⏳ OUI La commande comporte-t-elle des DESO liées ? (démos secondaires associées à la commande principale) OUI NON Pas de DESO → passer à la DEMO principale Est-ce que mes DESO liées sont payées entièrement (logo en vert dans l'intranet) ? NON Commande incomplète Démo principale + toutes les DESO doivent être intégralement payées → pas de commission ⛔ OUI Est-ce que ma DEMO principale est payée entièrement (logo en vert dans l'intranet) ? OUI NON Logo gris Logo orange ⚠ Paiement manuel saisi ? Risque d'erreur de montant. Paiement groupé ? DESO déjà payée incluse par erreur ? Sous-paiement Montant réglé inférieur au total de la commande → Régler le solde manquant Sur-paiement Montant réglé supérieur au total (ex. : DESO déjà payée incluse par erreur) → Informer CDG/RS + rectification Victoria → Après correction : vérifier à nouveau les logos retour vérification ✓ Tout est vert dans l'intranet La commande date-t-elle du mois en cours ? Mois de la démo = mois actuel → non encore dans un relevé de fin de mois OUI Flux AVANCE Commission incluse chaque jeudi dans le paiement hebdomadaire d'avance La commande n'est pas encore dans un relevé AVANCE-xxx NON Flux FACTURÉ Commande dans un relevé de fin de mois 1er paiement : clôture mensuelle 2e paiement : en cours de mois (sem. 1-3) DELNA / CDGNA / RSNA-ENTxxx Si tout est en ordre au niveau du paiement, de l'encaissement et du délai de traitement, sans pour autant que la commission ne soit versée Contacter sa CDG / RS → remontée d'information en cascade vers Victoria Question de vérification Sortie bloquante ⛔ — action requise Sortie en attente ⏳ Flux avance Flux facturé Chemin OUI NON terminal Bypass (sauter une étape) Chemin positif confirmé
Supports disponibles
📄
Relevé de commissions
PDF — disponible
Toutes les commandes du mois ouvrant droit à une commission.
☐ Non coché = commande non encore payée → commission à recevoir.
Inclut les commandes déjà payées par avance.
📄
Relevé de paiement
PDF — nouveau
NEW
Détail par type des commissions effectivement payées et des avances versées.
Permet de réconcilier chaque virement reçu avec les commandes correspondantes.
📊
Fichier Excel de suivi
Par RS et par CDG — nouveau
NEW
Vue consolidée par RS et par CDG, avec pour chaque ligne :
commande · commission · période de facturation · lot de paiement
Inclut les commandes non encore payées et les commissions à recevoir.
🔌
Facturation électronique via Peppol
En cours d'adaptation
PENDING
La facturation électronique sera adaptée pour permettre à chacun de recevoir sa facture via Peppol, selon deux options :
Basée sur le relevé de commissions — toutes les commandes, y compris celles non encore payées. Basée sur le relevé de paiement — uniquement les encaissements effectifs.
Mémo — Situations de blocage fréquentes
Cas 1

DESO impayées — commission bloquée

Pourquoi ma commission est-elle bloquée alors que j'ai payé ma démo ?

Si des commandes e-shop (DESO) sont liées à votre démo, elles font partie intégrante du montant total à payer. Tant qu'une ou plusieurs DESO restent impayées, la démo n'est pas considérée comme entièrement soldée — et la commission ne peut pas être calculée.

Comment le voir ?
Dans votre intranet, vérifiez les commandes liées à votre démo. Le symbole $ reste grisé tant que le paiement n'est pas complet.

Que faire ?

→ Identifier le ou les DESO impayées

→ Effectuer le paiement du solde ouvert (seul ou regroupé avec d'autres factures)

→ Ou demander le déliage de la DESO (voir Cas 3)

Cas 2

DESO liée à une démo future ou annulée

Une cliente a commandé avant la démo — pourquoi ne reçois-je pas ma commission ?

Une cliente peut passer une commande e-shop avant que la démo n'ait eu lieu. Cette commande est automatiquement liée à la démo prévue (DESO). Même si la cliente paie immédiatement, la commission reste bloquée jusqu'au paiement complet de la démo.

Que se passe-t-il si la démo n'a finalement pas lieu ?
La DESO est automatiquement convertie en commande e-shop autonome (ESO) au plus tard 60 jours après la date de démo initialement prévue. La commission est alors débloquée au prochain calcul.

Vous pouvez aussi agir vous-même sans attendre (voir Cas 3).

La conversion automatique intervient au plus tard à J+60. Si vous ne voulez pas attendre, vous pouvez demander le déliage à tout moment (Cas 3).
Cas 3

Déliage volontaire d'une DESO

Puis-je séparer une commande e-shop de ma démo pour débloquer ma commission ?

Oui. Vous pouvez décider vous-même de délier une DESO de sa démo. La commande devient alors une ESO autonome : si elle est déjà payée, la commission correspondante sera intégrée au prochain calcul.

Comment procéder ?
Rendez-vous dans votre intranet, ouvrez la fiche de la démo concernée, identifiez la DESO et effectuez le déliage depuis cet écran.

Cas 4

Erreurs de paiement — sous ou surpaiement

J'ai payé, mais ma commission n'est toujours pas calculée — pourquoi ?

Cause fréquente : une erreur de montant lors d'un paiement manuel. Si le montant saisi dans votre application bancaire diffère (même légèrement) du montant exact dû, le système détecte un écart et ne peut pas valider le paiement à 100 %.

Comment éviter ce problème ? Utilisez toujours :

1. L'application MyVictoria — la communication structurée est automatique, aucune saisie manuelle

2. Le QR code généré dans l'intranet — même principe, même sécurité

Sous-paiement — que faire ?
Le symbole $ reste grisé dans votre intranet. Retrouvez les factures concernées et payez uniquement le solde manquant — seul ou avec d'autres factures.

Surpaiement — que faire ?
La comptabilité régularise manuellement. Vous verrez apparaître une ligne « écart de paiement en votre faveur » dans votre relevé de compte.

MyVictoria ou QR code = zéro erreur possible. Évitez la saisie manuelle du montant dans votre application bancaire.
Timing

Délais de traitement — pas une erreur, une question de timing

1. Délai bancaire avant le calcul de commissions
Le paiement doit d'abord être reçu sur le compte Victoria. Il devient visible le lendemain et est ensuite intégré au calcul d'avance du jeudi. Les paiements effectués en fin de semaine et le lundi sont en principe intégrés, mais selon la banque émettrice — notamment les banques étrangères — un délai supplémentaire peut intervenir et repousser la commission à la semaine suivante.

2. La commande doit être éditée logistiquement
Même en cas de paiement immédiat, la commission n'est calculée que lorsque la commande est traitée au niveau logistique. Une commande non encore éditée (bon de livraison non généré) ne peut pas encore faire l'objet d'un commissionnement.

Rappel de fin de mois

Pensez à solder un maximum de démos avant la clôture mensuelle ! Pourquoi ? Vos COACH, CDG et RS perçoivent elles aussi des commissions sur vos ventes — mais leur calcul est mensuel (clôture) et non hebdomadaire. Plus vos démos sont soldées avant la clôture, plus vite elles seront commissionnées.